Bij overheidsopdrachten wordt de voorbereidende fase vaak onderschat, hoewel deze een directe invloed heeft op de kwaliteit van de procedure, de relevantie van de ontvangen offertes en, uiteindelijk, het succes van het project. Deze fase beperkt zich niet tot het opstellen van het bestek: ze begint al veel eerder, met het nauwkeurig vaststellen van de behoeften en het onderzoeken van de markt. Wat kunt en moet u als aanbestedende dienst doen voordat een opdracht wordt gepubliceerd?

Bepaal je behoeften nauwkeurig (en helder)

Voordat de aanbestedende dienst ondernemers raadpleegt, is het van essentieel belang om intern duidelijkheid te verschaffen over de daadwerkelijk verwachte resultaten, de specifieke beperkingen van het project en de onderliggende strategische of politieke doelstellingen. Dit houdt in dat er rekening wordt gehouden met de reeds bestaande oplossingen, dat hun beperkingen worden vastgesteld, dat de beschikbare middelen (personele, technische of budgettaire) worden gemeten en dat de gewenste mate van openheid voor innovatieve of alternatieve oplossingen wordt beoordeeld.

Deze analyse kan de vorm aannemen van een functionele definitie van de vereisten, een operationele diagnose of een vergelijkende analyse van oplossingen die al in andere soortgelijke organisaties zijn geïmplementeerd. In dit stadium is het essentieel om de toekomstige gebruikers en de technische en juridische afdelingen erbij te betrekken om een realistische en gezamenlijke aanpak te garanderen.

De economische markt analyseren: wat je kunt doen

In tegenstelling tot bepaalde vooroordelen hebben aanbestedende diensten het volste recht - en zelfs het volste belang - om actief onderzoek te doen naar de beschikbare oplossingen voordat ze hun specificaties opstellen. Ze kunnen met name een marktstudie organiseren, bestaande aanbiedingen onderzoeken, demonstraties aanvragen, verschillende ondernemers ontmoeten, technische fiches raadplegen of feedback verzamelen.

Initiatieven zoals een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling (AMI), een marktonderzoek of deelname aan gespecialiseerde handelsbeurzen zijn ook mogelijk. Deze initiatieven helpen om de maturiteit van de markt te beoordelen, inzicht te krijgen in trends op het gebied van technologie of contractualisering en beter te anticiperen op de economische beperkingen van de doelsector. Het maakt het ook mogelijk om de vereisten van de toekomstige markt te vergelijken met bestaande praktijken.

Volgens de regels spelen: wat je moet doen

Deze voorbereidende stappen zijn volkomen legitiem, zolang ze de concurrentie niet verstoren of de transparantie van de procedure niet in gevaar brengen. Het is van essentieel belang dat de uitwisselingen met de economische actoren traceerbaar zijn en dat alle betrokken partijen gelijk worden behandeld. De gedeelde informatie moet neutraal en algemeen blijven: er mag geen voorontwerp van bestek aan een ondernemer worden toegestuurd voordat de opdracht officieel is gepubliceerd.

Wanneer een voorafgaande raadpleging heeft plaatsgevonden, is het raadzaam om deze intern bij te houden en eventueel op te nemen in de kaderdocumenten voor de opdracht, zoals het gunningsverslag of een methodologienota. Richtlijn 2014/24/EU bevat echter geen bepaling die voorschrijft dat deze informatie in bekendgemaakte aankondigingen of in het bestek zelf moet worden opgenomen. De aanbestedende dienst moet echter de nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de deelname van een exploitant aan de voorbereidende fase hem geen oneerlijk voordeel oplevert.

In geval van twijfel verdient het altijd de voorkeur om een onafhankelijke deskundige of externe adviseur te raadplegen om er zeker van te zijn dat de procedure juridisch en ethisch in orde is.

Formaliseren en voorbereiden

Zodra de behoeften en de realiteit van de markt duidelijk zijn vastgesteld, moet de voorbereidende fase leiden tot de formalisering van een samenhangend pakket specificaties, afgestemd op de doelstellingen van het project. Dit houdt in dat de functionele eisen gedetailleerd moeten worden beschreven, dat de juiste procedure moet worden gekozen (aanbesteding, onderhandelingsprocedure, concurrentiegerichte dialoog, enz.), dat moet worden nagedacht over de gunningscriteria en hun weging, en dat moet worden nagedacht over eventuele compensaties of het opnemen van sociale of milieuclausules.

Het is ook een goed idee om in dit stadium al na te denken over hoe de biedingen zullen worden geanalyseerd: een goed gunningscriterium komt altijd voort uit een goede strategische doelstelling.

Conclusie

Het succes van een overheidsopdracht hangt niet alleen af van de kwaliteit van de ontvangen offertes, maar ook van de degelijkheid van de voorbereidende fase. Uw behoeften beter definiëren, uw bedrijfsomgeving begrijpen, een transparante dialoog aangaan met de marktspelers: dit zijn allemaal acties die de basis kunnen leggen voor een succesvol contract, zowel juridisch als operationeel.

Een rigoureuze, gezamenlijke en gedocumenteerde voorbereiding is de beste investering die een aanbestedende dienst kan doen om zijn procedure veilig te stellen en de impact van zijn aankopen te maximaliseren.

Bronnen

• European Commission - Guidance on Innovation Procurement
• Public Procurement Portal - Belgian Federal Public Service Policy and Support
• EUR Lex - Directive 2014/24/EU of the European Parliament and of the Council of 26 February 2014 on public procurement – including Article 40 on preliminary market consultations
• EU Publications Office - Explanatory Note on Preliminary Market Consultations