Zelfs de meest ervaren overheidsaankopers kunnen fouten maken die de rechtsgeldigheid van hun contract kunnen verzwakken of de doeltreffendheid ervan in gevaar kunnen brengen. Deze fouten houden vaak verband met automatismen, een gebrek aan interne coördinatie of een incidentele onwetendheid over bepaalde subtiliteiten van de regelgeving. Het identificeren en corrigeren van deze riskante praktijken is een essentiële hefboom om de kwaliteit van de procedures te verbeteren en overheidsopdrachten veiliger te maken.

De kunstmatige fragmentatie van markten

Hierbij wordt een opdracht in meerdere kleinere opdrachten opgedeeld om onder de advertentiedrempels te blijven. Deze praktijk is verboden, omdat het de concurrentie verstoort en de verplichting om het contract aan te besteden omzeilt. Alle ramingen moeten rekening houden met de totale behoefte over een relevante periode.

Oude specificaties gebruiken zonder ze bij te werken

Het hergebruik van een standaarddocument of een oude reeks specificaties zonder grondige controle kan leiden tot de invoering van clausules die verouderd, ongeschikt of niet in overeenstemming met de huidige regelgeving zijn. Elk document moet opnieuw worden bekeken en aangepast aan de context van het te lanceren contract.

Het ontbreken van een formele schatting van het bedrag

Een procedure opstarten zonder een betrouwbare raming van de totale waarde van de opdracht is een fundamentele tekortkoming. Een dergelijke schatting is essentieel om de toepasselijke procedure te bepalen en de genomen beslissingen te rechtvaardigen. Het moet worden gedocumenteerd en opgenomen in het administratieve dossier.

Gebrek aan rechtvaardiging voor de keuze van de procedure

Elke gekozen procedure moet kunnen worden verdedigd in geval van een audit. Een eenvoudig automatisme op basis van het bedrag volstaat niet: er moet worden uitgelegd hoe de procedure beantwoordt aan de context van de behoefte, de op het spel staande kwesties, de beperkingen van het tijdschema of de kenmerken van het contract.

Onvoldoende of slecht gekalibreerde reclame

Het niet publiceren op het e-Meldingsplatform, het niet respecteren van de bekendmakingstermijnen of een te beperkte publicatie kunnen leiden tot een onregelmatige procedure. Transparantie is een constante vereiste, ook voor opdrachten onder de Europese drempels.

De analyse van de offertes voldeed niet aan de aangekondigde criteria

De gunningscriteria moeten strikt worden toegepast zoals aangekondigd in het bestek. Elke wijziging tijdens de procedure of elke impliciete weging stelt de administratie bloot aan het risico van betwisting. De analyseverslagen moeten deze striktheid weerspiegelen.

Gebrek aan traceerbaarheid en archivering

Veel van de problemen die zich voordoen tijdens inspecties zijn te wijten aan een gebrek aan documentatie: beslissingen die niet geformaliseerd zijn, e-mails die niet bewaard zijn, ontbrekende notulen, enz.

Conclusie

De naleving van een overheidsopdracht is gebaseerd op een reeks eenvoudige maar systematische stappen: maak een goede raming, motiveer die, publiceer die correct en analyseer die correct. Het identificeren van frequente fouten en het invoeren van deugdelijke automatismen helpt niet alleen om juridische risico's te beperken, maar ook om de professionaliteit van de inkoopfunctie op de lange termijn te garanderen.

Bronnen

• eJustice Belgium - Public Procurement Act of 17 June 2016
• eJustice Belgium - Royal Decree of 18 April 2017
• Court of Audit - Analysis of irregularities in public contracts