Het kiezen van de juiste inkoopprocedure is geen automatisch proces op basis van drempels. Het is een evenwichtsoefening tussen naleving van de regelgeving, aanpassing aan de operationele context en anticipatie op risico's. Een slecht gekozen procedure kan leiden tot problemen bij de uitvoering, annulering van het contract of beroepsprocedures. Een slecht gekozen procedure kan leiden tot problemen bij de uitvoering, annulering van het contract of beroepsprocedures. Het doel van dit tweede artikel is uit te leggen welke stappen nodig zijn om de juiste procedure te kiezen voor de specifieke situatie van de aanbestedende dienst.

De behoeften inschatten: een essentieel uitgangspunt

Alle procedurele redeneringen zijn gebaseerd op een betrouwbare schatting van de contractwaarde. Deze raming moet rekening houden met alle verwachte diensten over de volledige looptijd van de opdracht, inclusief verlengingen, eventuele opties en voorzienbare aanvullende diensten. Ze moet ondersteund worden door concreet bewijs: historische prijzen, benchmarks, schattingen of voorafgaand overleg.

Een onderschatting kan leiden tot de keuze voor een procedure die te licht is in verhouding tot de wettelijke verplichtingen, terwijl een ongerechtvaardigde overschatting het proces onnodig kan vertragen.

Rekening houden met de context en het complexiteitsniveau

Het bedrag is slechts een van de vele criteria. De keuze van de procedure moet ook gebaseerd zijn op een analyse van de behoefte: is de opdracht technisch complex? Gaat het om een gevoelige opdracht? Is er voldoende concurrentie? Hoe dringend is de opdracht?

Zo zal een open procedure vaak geschikt zijn voor standaardaankopen met brede concurrentie, terwijl een concurrentiegerichte dialoog gerechtvaardigd kan zijn in gevallen waarin de technische oplossingen samen met de exploitanten moeten worden ontwikkeld.

Enkele illustratieve situaties

Een eenmalig contract voor IT-benodigdheden ter waarde van 28 000 euro kan rechtstreeks worden gegund. Anderzijds kan voor een strategische adviesdienst ter waarde van 80 000 euro in een specifieke sector een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking nodig zijn om een goede mate van transparantie en objectiviteit te garanderen.

De terugkerende aankoop van logistieke diensten over een periode van 4 jaar kan worden gedekt door een raamovereenkomst, met of zonder oproep tot mededinging, afhankelijk van het aantal succesvolle inschrijvers.

De juiste procedure kiezen betekent uw risico's beheren

Het kiezen van de juiste procedure biedt niet alleen rechtszekerheid voor de opdracht, maar zorgt er ook voor dat het proces relevant is voor de doelstellingen van de aanbestedende dienst. Het zorgt ook voor budgettaire controle, duidelijkheid voor ondernemers en goed bestuur.

Conclusie

De keuze van de procedure moet geen kwestie van toeval zijn, maar van ontwerp. Ze is niet alleen gebaseerd op een beoordeling van de behoefte, maar ook op een analyse van de context, de beperkingen en het algemeen belang. Deze pragmatische en beredeneerde aanpak maakt het mogelijk om juridische striktheid, operationele efficiëntie en transparantie met elkaar te verzoenen.

Bronnen

• Circabc Belgium - Circular of 9 November 2022
• Publicprocurement.be - SPF BOSA Guide on award procedure