In het kader van de wet op het beheer van overheidsopdrachten heeft de FOD BOSA nieuwe maatregelen ingevoerd om de gegevensverzameling te structureren en zo het toezicht op overheidsopdrachten te verbeteren. Vanaf 2025 zullen overheidsaankopers gedetailleerde informatie moeten registreren voor opdrachten van geringe waarde en vervolgopdrachten onder raamovereenkomsten. Dit artikel beschrijft de vereisten, deadlines en acties die nodig zijn om een correcte rapportering te garanderen.
De betrokken markten en het doel van de hervorming
De wet legt een rapportageplicht op voor opdrachten van geringe waarde, met een waarde tussen 3 000 euro en 30 000 euro exclusief btw, en voor latere opdrachten die worden gegund in het kader van een raamovereenkomst, waarbij de rapportagetaak wordt toevertrouwd aan de beheerder van de raamovereenkomst. Het doel is te zorgen voor meer transparantie en een beter toezicht op overheidsopdrachten dankzij gestructureerde gegevens.
Te coderen gegevens
Aanbestedende diensten moeten verschillende categorieën informatie registreren op het e-aanbestedingsplatform. Algemene informatie over de opdracht omvat het identificatienummer, het type opdracht (werken, diensten of leveringen) en de gebruikte gunningsprocedure, zoals de vereenvoudigde onderhandse procedure of een vervolgopdracht. Details over de gunning omvatten de datum waarop de opdracht is gegund, evenals het oorspronkelijke bedrag en het definitieve bedrag.
Voor de geselecteerde inschrijver moeten de naam en het ondernemingsnummer of een andere identificatiecode worden vermeld, evenals de juridische aard van de entiteit (kmo, grote onderneming, VZW, enz.). Prestaties en termijnen moeten ook worden verstrekt, met geplande en werkelijke voltooiingsdata en prestatie-indicatoren, indien beschikbaar. Voor vervolgopdrachten is specifieke informatie vereist, in het bijzonder de referenties van de oorspronkelijke raamovereenkomst en het soort beroep op deze overeenkomst, of het nu gaat om een minicompetitie of een rechtstreekse vervolgopdracht.
Kritische data en deadlines
Het rapportageschema is strikt: de gegevens moeten worden ingevuld en afgerond tussen 1 januari en 15 februari 2025. Na deze laatste datum zijn er geen wijzigingen meer mogelijk en wordt voor het eindrapport alleen nog rekening gehouden met informatie die op tijd is geregistreerd.
Vereiste actie: benoemen van een gegevensrapporteur
Voor een volledige rapportage is het van essentieel belang dat elke organisatie ten minste één persoon aanwijst als gegevensrapporteur op het e-aanbestedingsplatform. Deze reporter is verantwoordelijk voor het coderen van de informatie en het valideren ervan vóór de deadline om volledige naleving van de nieuwe vereisten te garanderen.
Conclusie
De wet inzake het beheer van overheidsopdrachten is een belangrijke stap in de richting van meer transparantie, striktheid en efficiëntie bij het beheer van overheidsmiddelen. Door het toezicht op opdrachten van geringe waarde en latere opdrachten in het kader van raamovereenkomsten te versterken, geeft de wet een duidelijker beeld van de aanbestedingspraktijken van de overheid. Dit wetgevingskader heeft tot doel de kwaliteit van de verzamelde gegevens te verbeteren en nauwkeurige analyses te verstrekken voor beter geïnformeerde besluitvorming.
Deze hervorming brengt echter ook aanzienlijke aanpassingen met zich mee voor aanbestedende diensten. Naleving van de nieuwe verplichtingen, met name wat betreft de codering van gegevens voor e-aanbestedingen, vereist een goede interne organisatie, een grondige kennis van de wettelijke vereisten en een strikte anticipatie op de termijnen. De aanstelling van bekwame gegevensrapporteurs wordt cruciaal om fouten of weglatingen te vermijden die de conformiteit van de verslagen kunnen beïnvloeden of de statistieken kunnen vertekenen.
- Bron: SPF BOSA - Obligations d'enregistrement des marchés publics
- Bron: Moniteur belge - Loi du 8 février 2023
- Bron: Union des Villes et Communes de Wallonie (UVCW) - Gouvernance et transparence des marchés publics
Hoe kan Aria Partner u helpen?
Het is essentieel om u nu voor te bereiden, door duidelijke processen te definiëren en de juiste middelen in te zetten, om problemen te voorkomen wanneer de deadline van 15 februari 2025 nadert. Aria Partner is uw strategische bondgenoot bij het navigeren door dit complexe landschap en biedt oplossingen op maat van uw behoeften: training, auditing, procesoptimalisatie en persoonlijke ondersteuning. Laat niets aan het toeval over - neem het initiatief om het succes van uw rapportage te garanderen en stem uw werkwijzen af op de beste bestuursnormen. Compliance moet niet worden gezien als een beperking, maar als een kans om de prestaties van uw organisatie te verbeteren en tegelijkertijd het vertrouwen van het publiek in het beheer van overheidsopdrachten te versterken. Neem contact met ons op voor meer informatie.
Toezicht op overheidsopdrachten: nieuwe rapportageverplichtingen voor 2025