In elk openbaar aankoopproces is de naleving van advertentiedrempels en gunningsprocedures een belangrijke wettelijke vereiste. Deze structurele elementen bepalen de manier waarop een overheidsinstantie een beroep kan doen op een leverancier, dienstverlener of aannemer. Ze goed begrijpen is essentieel om rechtszekerheid, transparantie en eerlijkheid bij overheidsopdrachten te garanderen.

Regels die variëren naargelang het type contract en koper

De drempels en procedures die van toepassing zijn, hangen af van een aantal factoren. Ten eerste is de aard van de opdracht - werken, leveringen of diensten - van invloed op de verplichtingen die gelden. Ten tweede speelt ook het type aanbestedende dienst een doorslaggevende rol: de regels verschillen naargelang het gaat om een 'traditionele' sector (gemeenten, openbare centra voor maatschappelijk welzijn, openbare ziekenhuizen, enzovoort) of een 'speciale' sector (water, energie, vervoer, postdiensten). Tot slot bepaalt de geraamde waarde van de opdracht rechtstreeks hoeveel publiciteit nodig is en welke procedure moet worden toegepast. Deze raming moet realistisch en gedocumenteerd zijn en mag niet kunstmatig worden opgesplitst om drempels te vermijden.

In de traditionele sectoren

In traditionele sectoren kunnen overheidsopdrachten worden gegund via een zeer gestroomlijnde procedure - de zogenaamde onderhandse aanbesteding - wanneer het geraamde bedrag lager is dan 30 000 euro exclusief btw voor leveringen en diensten, en 150 000 euro exclusief btw voor werken. Wanneer het bedrag deze drempels overschrijdt, maar lager blijft dan 143 000 euro exclusief btw voor leveringen en diensten, is de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking toegestaan, mits de voorwaarden van artikel 92 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 worden nageleefd. Zodra het bedrag €143.000 bereikt, wordt nationale bekendmaking verplicht via het platform e-Notification. Als het geraamde bedrag de Europese drempels bereikt of overschrijdt - d.w.z. 221.000 euro exclusief btw voor opdrachten voor leveringen en diensten, en 5.538.000 euro exclusief btw voor opdrachten voor werken - is een geformaliseerde procedure vereist, met een dubbele bekendmakingsverplichting: ten eerste op het Belgische platform voor e-aankondigingen, en ten tweede in het Publicatieblad van de Europese Unie (PBEU), via het portaal voor elektronische aanbestedingen.

Voor sociale diensten en andere specifieke diensten - bedoeld in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU - is een afzonderlijke drempel vastgesteld. Voor aanbestedende diensten in de traditionele sectoren wordt bekendmaking in het Publicatieblad verplicht vanaf 750 000 euro exclusief btw.

In speciale sectoren

Aanbestedende diensten in speciale sectoren profiteren van drempels en procedures die zijn aangepast aan hun specifieke kenmerken. Zij kunnen gebruik maken van een onderhandse aanbesteding voor leveringen en diensten met een waarde van minder dan 50 000 euro exclusief btw. Boven dit bedrag kan de onderhandelingsprocedure met of zonder oproep tot mededinging worden gebruikt, afhankelijk van de context en de wettelijke rechtvaardiging. De Europese reclamedrempel is 443 000 euro exclusief btw voor leveringen en diensten en 5 538 000 euro exclusief btw voor werken. Voor sociale diensten en andere specifieke diensten wordt deze drempel verhoogd tot 1 000 000 euro exclusief btw. Deze entiteiten genieten ook meer speelruimte bij de keuze van de procedures, in overeenstemming met het Koninklijk Besluit van 18 juni 2017.

Een reeks procedures op maat van uw behoeften

De regelgeving voorziet in verschillende soorten aanbestedingsprocedures. De aanbestedende dienst kan gebruik maken van de openbare procedure, die openstaat voor alle ondernemers, of van de niet-openbare procedure, die is voorbehouden aan geselecteerde gegadigden. De procedure van gunning via onderhandelingen - met of zonder bekendmaking - maakt het mogelijk om onder duidelijk omschreven voorwaarden met de inschrijvers te overleggen. Bij complexe of innovatieve opdrachten zijn ook de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandeling mogelijk. Sommige procedures hebben strikte bekendmakingstermijnen, terwijl andere voorzien in verschillende fasen van interactie met ondernemers.

Reclame als een progressieve verplichting

De verplichting om te adverteren varieert naargelang de waarde van de opdracht. Wanneer de geraamde opdracht minder dan € 30.000 exclusief btw bedraagt voor traditionele sectoren, of € 50.000 voor speciale sectoren, is volgens de regelgeving geen bekendmaking vereist. Maar zelfs in dit geval moeten de grondbeginselen van openbare aanbesteding, transparantie en gelijke behandeling nog steeds worden nageleefd.

Zodra de waarde 30.000 euro of meer bedraagt, moet voor opdrachten een formelere procedure worden gevolgd. In traditionele sectoren blijft, zolang de geschatte waarde niet hoger is dan 143 000 euro exclusief btw, de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking toegestaan, onder bepaalde voorwaarden. Boven €143.000 is bekendmaking op het e-Meldingsplatform verplicht, zelfs als de opdracht onder de Europese drempels blijft. Tot slot, zodra de drempel van €221.000 (voor leveringen en diensten) of €5.538.000 (voor werken) wordt overschreden, wordt bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie (PBEU) ook verplicht, naast nationale bekendmaking.

Met andere woorden, een markt :

• minder dan € 30.000 exclusief btw (of € 50.000 in speciale sectoren) hoeft niet formeel te worden bekendgemaakt;
• tussen € 30.000 en € 143.000 kunnen worden toegekend via een onderhandelingsprocedure zonder publicatie (traditionele sectoren);
• 143.000 vereist publicatie op e-Notification;
• die de Europese drempel overschrijden, moeten zowel op e-Notification als in het OJEU worden gepubliceerd.

Waakzaamheid is essentieel vanaf de planningsfase

De keuze van de procedure moet in overeenstemming zijn met de geraamde waarde en met de op het ogenblik van de bekendmaking van de opdracht geldende reglementaire drempels. Deze keuze moet zorgvuldig worden gemotiveerd en gedocumenteerd. Een fout in dit stadium kan ernstige gevolgen hebben, variërend van gerechtelijke stappen tot volledige annulering van de opdracht of zelfs weigering om de uitgave goed te keuren.

Conclusie

Naleving van aanbestedingsdrempels en -procedures is de eerste garantie voor correcte, efficiënte en transparante overheidsopdrachten. Waakzaamheid is essentieel vanaf de planningsfase. Anticiperen op de toepasselijke drempels, de juiste procedure kiezen voor het specifieke geval en beslissingen strikt formaliseren zijn essentiële reflexen voor elke overheidsorganisatie. Deze discipline draagt bij tot de rechtszekerheid van contracten, een rigoureus beheer van overheidsmiddelen en een groter vertrouwen in overheidspraktijken bij zowel marktdeelnemers als toezichthoudende instanties.

Bronnen

• eJustice Belgium - Public Procurement Act of 17 June 2016
• eJustice Belgium - Royal Decree of 18 April 2017
• EUR Lex - EU Thresholds 2024