Consultant vs vaste werknemer in de Belgische publieke sector: Waarom kiezen voor een externe consultant?

Wanneer een Belgische openbare instelling haar team wil versterken, heeft ze twee belangrijke opties: een vaste werknemer in dienst nemen of een beroep doen op een externe consultant. Hoewel elke optie zijn voordelen heeft, wordt het gebruik van externe consultants steeds populairder omwille van de vele operationele, strategische en financiële voordelen. Laten we deze voordelen eens nader bekijken.

Operationele voordelen: Flexibiliteit en Onmiddellijke Expertise

Flexibiliteit en Aanpassingsvermogen

Consultants bieden ongeëvenaarde flexibiliteit. Instellingen kunnen ze inhuren voor specifieke projecten of eenmalige vereisten zonder de langetermijnverplichting van een vast contract. Hierdoor kan de organisatie zich snel aanpassen aan dringende of gespecialiseerde behoeften, zoals het beheren van overheidsopdrachten, het uitvoeren van kortlopende projecten of het auditen van interne processen. 

Consultants zijn onmiddellijk operationeel dankzij hun specialistische expertise, wat de inwerktijd verkort. In tegenstelling tot vaste medewerkers, die vaak een aanpassingsproces moeten doorlopen om zich aan te passen aan de tools en cultuur van de instelling, komen consultants klaar om hun steentje bij te dragen, waardoor ze sneller resultaten boeken.

Onmiddellijke Toegang tot Gespecialiseerde Vaardigheden

Consultants brengen vaardigheden van hoog niveau mee die ze in verschillende sectoren hebben opgedaan, waardoor ze snel kunnen inspelen op specialistische behoeften. Een consultant voor overheidsopdrachten kan bijvoorbeeld onmiddellijk aanbestedingen beheren, onderhandelen over contracten en ervoor zorgen dat de regelgeving wordt nageleefd.

Strategische voordelen: Innovatie en Optimalisatie van Processen

Toegang tot Geavanceerde Kennis

Het inschakelen van een consultant stelt de instelling in staat om toegang te krijgen tot een topexpertise op gebieden zoals juridische naleving, overheidsopdrachten en het beheer van complexe projecten. Deze experts bieden innovatieve oplossingen en zijn vaak in staat om de interne processen te optimaliseren. Een consultant kan bijvoorbeeld kansen identificeren voor verbetering van de inkoopmethoden om kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren, wat bijdraagt aan een betere beheersing van de middelen van de instelling..

Financiële voordelen: Vermindering van Indirecte Kosten en Optimalisatie van Uitgaven

Directe Kosten vs Totale Kosten​

Hoewel het tarief van een consultant op het eerste gezicht hoger kan lijken, verhogen de indirecte kosten die gepaard gaan met een werknemer in een vast dienstverband—zoals sociale lasten, extralegale voordelen, opleiding en ziekteverzuim—snel de totale kosten voor de werkgever. Bijvoorbeeld, de totale jaarlijkse kostprijs van een werknemer in de publieke sector, inclusief sociale lasten, voordelen en indirecte kosten zoals ziekteverzuim, kan gemiddeld 74 010 EUR bedragen (bron: Liantis). 

Ter vergelijking factureert een externe consultant een gemiddeld dagtarief van 750 EUR/dag, wat een jaarlijkse kost van 165 000 EUR betekent (uitgaande van 220 gewerkte dagen). Ondanks een hogere initiële kost, veroorzaken consultants geen indirecte kosten zoals ziekteverzuim, sociale voordelen of opleidingen voor vaste medewerkers.

Het Verzuim: Een Belangrijke Indirecte Kost​

Het absenteeïsme vertegenwoordigt een belangrijke indirecte kost. Volgens Securex kan het absenteeïsme in de publieke sector ongeveer 2.500 EUR per werknemer per jaar kosten, rekening houdend met het verlies aan productiviteit en de kosten verbonden aan tijdelijke vervangingen. Consultants, als zelfstandigen, genereren dit soort kosten niet, wat hen financieel interessanter maakt.

Geen Kosten Verbonden aan Opleidingen of Integratie

Consultants zijn experts in hun vakgebied en komen doorgaans klaar om te werken. Daarom hoeven publieke instellingen niet te investeren in lange en dure opleidingen of integratieprogramma's. Dit stelt in staat om de infrastructuur- en administratieve beheerskosten te verlagen die gepaard gaan met een vaste werknemer, die gemiddeld een kost van 5.000 tot 7.000 EUR per jaar vertegenwoordigt voor een Belgische openbare instelling (bron: StepStone).

Return on Investment (ROI): De Financiële Impact van het Inschakelen van een Externe Consultant

Een van de belangrijkste voordelen van het inschakelen van een externe consultant ligt in de return on investment (ROI) die hij genereert voor de publieke instelling. Hoewel de onmiddellijke kosten van een consultant hoger kunnen lijken dan die van een werknemer met een vast contract, is het essentieel om de algehele impact op de prestaties en de langetermijnkosten in overweging te nemen.

Optimalisatie van Kosten en Verhoogde Rentabiliteit​

Consultants bieden gespecialiseerde expertise die het mogelijk maakt om snel complexe problemen op te lossen, processen te optimaliseren en de beheerskosten te verlagen. Bijvoorbeeld, op het gebied van overheidsopdrachten kan een ervaren consultant de aanbestedingsprocessen optimaliseren, meer competitieve leveranciers identificeren en zo directe besparingen realiseren. Volgens McKinsey & Company hebben organisaties die gebruikmaken van consultants die gespecialiseerd zijn in inkoopoptimalisatie een kostenreductie gezien van 5 tot 15 %, wat een significante impact kan hebben op het budget van een openbare instelling.

Flexibiliteit en Aanpassing van Middelen

In tegenstelling tot vaste werknemers, die permanent zijn en vaste kosten met zich meebrengen (salarissen, voordelen, sociale lasten), bieden consultants optimale flexibiliteit. Ze worden ingehuurd voor specifieke opdrachten en kunnen gemakkelijk worden aangepast aan de werkelijke behoeften van de instelling. Dit model maakt een meer wendbaar beheer van human resources mogelijk en voorkomt de loonkosten die gepaard gaan met permanente aanwervingen voor tijdelijke behoeften. Volgens Accenture stelt deze flexibele aanpak in staat om de indirecte kosten (zoals ziekteverzuim, sociale lasten of opleidingskosten) aanzienlijk te verlagen, terwijl het ook een snelle return on investment (ROI) mogelijk maakt.

Beste Langetermijnprestaties

Door een consultant in te schakelen, profiteren de openbare instellingen van een strategische transformatie. Een consultant kan niet alleen de onmiddellijke efficiëntie van processen verbeteren, maar ook duurzame praktijken en innovatieve oplossingen introduceren die zullen leiden tot besparingen op lange termijn. Bijvoorbeeld, de optimalisatie van administratieve processen en financiële stromen kan fouten verminderen, de naleving verbeteren en financiële voordelen genereren over meerdere jaren. Volgens een studie van Boston Consulting Group rapporteren organisaties die externe consultants inschakelen voor strategische projecten een gemiddelde ROI van 4 tot 8 keer hun initiële investering.

Conclusie: Waarom Kiezen voor een Externe Consultant?

Het inschakelen van een externe consultant biedt tal van voordelen, zowel operationeel, strategisch als financieel. Ondanks een hoger dagtarief dan dat van een werknemer, biedt de consultant meer flexibiliteit, directe gespecialiseerde expertise en aanzienlijke besparingen op indirecte kosten, zoals sociale lasten, ziekteverzuim of opleidingskosten.

Op lange termijn kunnen openbare instellingen dus profiteren van een meer flexibele en rendabele aanpak door consultants in te schakelen voor specifieke opdrachten, terwijl ze de onverwachte kosten die gepaard gaan met vaste werknemers verminderen.

• Bron : McKinsey & Company - Achieving Procurement Excellence: McKinsey - Procurement Excellence
• Bron :Accenture - The Impact of Flexible Workforce Models: Accenture - Flexible Workforce Models
• Bron :Boston Consulting Group - Consulting for Strategic Transformation: BCG - Strategic Transformation
• Bron : Liantis - Combien coûte un travailleur ?: Liantis - Coût d'un Travailleur
• Bron : Securex - L’absentéisme et ses coûts dans le secteur public: Securex - Coût de l'Absentéisme
• Bron : StepStone - Salaires dans le secteur public en Belgique: StepStone - Salaires Secteur Public Belgique