In de vaak rigide en gecodificeerde omgeving van openbare aanbestedingen wordt onderhandelen maar al te vaak naar de achtergrond gedrongen. Toch is het met de juiste werkwijzen en een grondig begrip van de processen mogelijk om uit te blinken in deze kunst, zelfs binnen de beperkingen van de wet.
Wettelijke grenzen
Overheidsopdrachten zijn, vooral in Europa, strikt gereglementeerd door richtlijnen die transparantie, gelijke toegang en concurrentie moeten garanderen. Deze vereisten beperken de onderhandelingsmogelijkheden, vooral in de gunningsfase. Bepaalde procedures, zoals de concurrentiegerichte dialoog en onderhandelingsprocedures, bieden echter interessante mogelijkheden voor discussie met inschrijvers.
De grond van tevoren voorbereiden
De kunst van het onderhandelen bij overheidsopdrachten begint ruim voor de selectie van kandidaten. Een duidelijke en precieze definitie van de vereisten, vergezeld van een goed doordachte aankoopstrategie, is essentieel. Dit houdt in:
- Marktanalyse, om bestaande oplossingen te identificeren en inzicht te krijgen in de mogelijkheden van leveranciers.
- Het structureren van gunningscriteria, die ruimte moeten laten voor kwalitatieve beoordeling.
- Opstellen van specificaties, zodanig geformuleerd dat innovatie wordt aangemoedigd en de ruimte voor discussie binnen het wettelijke kader wordt gemaximaliseerd.
Onderhandelen ondanks de schijn
Zelfs in gevallen waarin onderhandelen uitgesloten lijkt, kan het subtiel ingrijpen:
- Verduidelijkingen en inleidende discussies: Vragenperiodes helpen bieders om de vereisten beter te begrijpen. Strategische antwoorden kunnen biedingen gunstig beïnvloeden.
- Dynamische beoordelingen: Het opnemen van simulaties of specifieke scenario's in de criteria kan indirect de capaciteiten van inschrijvers testen en constructieve discussies op gang brengen.
- Optimalisatie na gunning: Hoewel onderhandelingen beperkt zijn zodra het contract is toegekend, kunnen bepaalde clausules (zoals die over variaties in volume of onvoorziene behoeften) worden gebruikt om de voorwaarden in het wederzijds belang aan te passen.
De sleutels tot uitmuntendheid
Om de resultaten te maximaliseren, zijn hier enkele essentiële vaardigheden:
- Anticiperen en actief luisteren: Inzicht in de problemen van leveranciers stelt ons in staat om tot wederzijds voordeel te komen.
- De regels beheersen: De subtiliteiten van de wet begrijpen om fouten te voorkomen en tegelijkertijd de mogelijkheden van de wetgeving te benutten.
- Assertieve communicatie: Overtuigend, gebaseerd op rationele argumenten en solide gegevens.
Het voorbeeld van de energietransitie
In complexe sectoren zoals de energietransitie wordt onderhandelen een essentiële hefboom. Grootschalige projecten vereisen voortdurende aanpassingen tussen budgettaire beperkingen, milieuverwachtingen en de capaciteiten van leveranciers. Een proactieve aanpak kan een eenvoudige aanbesteding omzetten in een strategische samenwerking waar alle partijen baat bij hebben.
Conclusie
De kunst van het onderhandelen bij overheidsopdrachten ligt in het subtiele evenwicht tussen het respecteren van de regels en het benutten van de beschikbare manoeuvreerruimte. Inkopers die deze strategische aanpak beheersen, kunnen niet alleen de waarde voor hun organisatie maximaliseren, maar ook solide, duurzame relaties opbouwen met hun partners.
Aria Partner is uw bondgenoot bij het omzetten van de beperkingen van openbare aanbestedingen in strategische kansen
Bij Aria Partner begrijpen we de fijne kneepjes van openbare aanbestedingen en de uitdagingen van het onderhandelen en beheren van procedures in een gereguleerde omgeving. We gebruiken onze expertise om onze klanten te helpen bij het optimaliseren van hun inkoopprocessen, het ontwikkelen van passende aanbestedingsstrategieën en het maximaliseren van kansen voor dialoog met inschrijvers. Onze aanpak combineert juridische strengheid en strategische creativiteit om resultaten te garanderen die voldoen aan de behoeften van uw organisatie en tegelijkertijd aan de wettelijke beperkingen.
De kunst van het onderhandelen over overheidsopdrachten: tussen strengheid en opportuniteit