Tegen de achtergrond van toegenomen transparantie en strengere controles worden openbare aanbestedingsprocedures regelmatig onderzocht door interne en externe auditinstanties: interne audit, regionale inspectiediensten, administratieve toezichtsorganen, de Rekenkamer en de Inspectie van Financiën. Het is essentieel om te begrijpen op welke punten je moet letten bij deze audits, zodat je beter voorbereid bent en zowel de gunningsprocedure als de uitvoering van het contract veilig kunt stellen.

Schatting en keuze van de procedure

De auditor controleert of de waarde van het contract correct is geschat en of de gekozen procedure geschikt is voor deze schatting. De controleur gaat ook na of er een motivering of een document is dat de keuze van de procedure rechtvaardigt. In het geval van een gesplitst contract of opeenvolgende wijzigingen wordt de totale schatting opnieuw beoordeeld.

Publicatie en transparantie

De controleur gaat na of aan de publiciteitsvereisten is voldaan: publicatie op e-Notification (en OJEU indien van toepassing), naleving van de minimumtermijnen, controle van de gebruikte media. Elke tekortkoming op dit punt kan de geldigheid van de procedure in twijfel trekken.

Specificaties opstellen

De controleurs onderzoeken de duidelijkheid, wettelijkheid en niet-discriminatie van de clausules in het bestek. De gunnings- en selectiecriteria moeten verband houden met het doel van het contract, meetbaar, objectief en consistent zijn. Bijzondere aandacht wordt besteed aan technische clausules, onevenredige eisen of vage criteria.

Analyse van offertes en gunning van het contract

De controleurs gaan na of de offertes volgens de regels zijn geopend, volgens de aangekondigde criteria zijn geanalyseerd en of de beslissingen correct zijn geformaliseerd (analyserapport, gunningsnota). De traceerbaarheid van de uitwisselingen met de inschrijvers wordt ook gecontroleerd.

Prestaties bewaken

De controle strekt zich uit tot de correcte uitvoering van het contract: naleving van de planning, te leveren prestaties, beheer van wijzigingen, rechtvaardiging van aanvaarding en betalingen. Zaken als acceptatierapporten, inkooporders, facturen en uitsplitsingen worden in detail onderzocht.

Archivering en traceerbaarheid

Tot slot onderzoeken de controleurs de volledigheid van het administratieve dossier: elke fase van de procedure moet traceerbaar zijn. Dit omvat principebesluiten, brieven, aankondigingen, verslagen, notulen, belangrijke e-mails en financiële documenten. Een goed gestructureerd dossier is een teken van goed bestuur.

Conclusie

Audits op overheidsopdrachten zijn geen sancties, maar kansen voor voortdurende verbetering. Met een goed voorbereide, goed gedocumenteerde en conforme procedure kunt u rustig reageren op elk auditverzoek. Het opnemen van auditvereisten vanaf de ontwerpfase van de procedure is een garantie voor professionaliteit en nauwkeurigheid.

Bronnen

• Publicprocurement.be - Internal Control Guide for Public Procurement
• Cour des comptes - Recommendations of the Court of Audit
• enseignement.catholique.be - Public Procurement Audit Guide