Het opstellen van duidelijke specificaties en het bepalen van passende selectiecriteria zijn twee fundamentele pijlers van een succesvolle openbare aanbestedingsprocedure. In België, waar aanbestedende diensten onderworpen zijn aan een strikt wettelijk kader, zijn deze elementen van bijzonder belang: hun nauwkeurigheid bepaalt niet alleen de rechtszekerheid van de procedure, maar ook het vermogen om de juiste ondernemers aan te trekken. In het kader van onderhandelingsprocedures, in het bijzonder zonder voorafgaande bekendmaking, wordt deze vereiste van redactionele kwaliteit des te belangrijker omdat de mededinging gebaseerd is op een gerichte en beperkte oproep tot mededinging.

De strategische rol van specificaties begrijpen

Het bestek is het hart van de overheidsopdracht. Het is niet zomaar een administratief document; het is de schriftelijke uitdrukking van de werkelijke behoeften van de aanbestedende dienst. Het moet de verwachte diensten nauwkeurig en ondubbelzinnig beschrijven, zodat de inschrijvers met kennis van zaken een offerte kunnen indienen. Maar al te vaak bevatten bestekken onnauwkeurigheden of inconsistenties die aanleiding geven tot talrijke verzoeken om verduidelijking of zelfs tot geschillen stroomafwaarts.

Een goed bestek moet een evenwicht vinden tussen juridische strengheid en technische duidelijkheid. Ze moeten gekwalificeerde operatoren in staat stellen om het doel van de opdracht, de uitvoeringsmodaliteiten, de specifieke beperkingen en de selectie- en gunningscriteria duidelijk te identificeren. In België blijft het referentiekader het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.

Goed opgestelde selectiecriteria om eerlijke concurrentie te garanderen

Het doel van de selectiecriteria is om te controleren of de ondernemers over de technische, professionele en financiële capaciteit beschikken om de opdracht uit te voeren. Het doel is hier niet om de kwaliteit van de inschrijving te beoordelen (dit valt onder de gunningscriteria), maar om een filter in te stellen die ervoor zorgt dat alleen geschikte bedrijven daadwerkelijk deelnemen.

De keuze van de criteria moet altijd gebaseerd zijn op een rechtstreeks verband met het voorwerp van de opdracht. Als het voorwerp van de opdracht bijvoorbeeld consultancy op het gebied van overheidsopdrachten is, kan het gerechtvaardigd zijn om referenties op dit gebied te eisen. Aan de andere kant kan het willekeurig beperken van referenties tot een bepaald soort klanten (bijvoorbeeld alleen lokale overheden) buitensporig restrictief blijken te zijn. Dit geldt met name voor gelijkwaardige overheidsstructuren, zoals intergemeentelijke organisaties, die ook taken van gemeenschappelijk belang uitvoeren en onder het publiekrecht vallen.

Als een dergelijke filter niet objectief gerechtvaardigd is, kan hij de concurrentie beperken en indruisen tegen de beginselen van evenredigheid en vrije toegang tot overheidsopdrachten, twee hoekstenen van het Europese en Belgische recht inzake overheidsopdrachten. Gelijke behandeling van inschrijvers is een grondbeginsel dat alle aanbestedende diensten nauwgezet moeten naleven.

Een evenwicht vinden tussen rechtszekerheid en openheid van de markt

De uitdaging is om rechtszekerheid te verzoenen met een echt open markt. Te soepele criteria kunnen ertoe leiden dat ongeschikte dienstverleners in aanmerking komen, terwijl te strenge eisen het risico met zich meebrengen dat de toegang tot competente exploitanten kunstmatig wordt afgesloten. Een goede praktijk bestaat er daarom in om elke eis te baseren op een duidelijke, objectief controleerbare doelstelling die gekoppeld is aan het doel van het contract.

De Belgische en Europese jurisprudentie herhaalt regelmatig het belang van proportionaliteit bij het definiëren van vereisten en de federale overheid biedt gidsen aan over dit onderwerp. Het is ook raadzaam om vooraf de haalbaarheid van de eisen te toetsen bij de markt, via marktonderzoek of informeel overleg, vooral in gebieden waar het aanbod beperkt is.

Conclusie

Een rigoureus beheer van aanbestedingsprocedures is ondenkbaar zonder bijzondere aandacht te besteden aan het opstellen van specificaties en het nauwkeurig definiëren van selectiecriteria. Deze documenten zijn niet louter administratieve formaliteiten: ze vormen het contractuele en wettelijke kader dat de aanbestedende dienst bindt aan zijn toekomstige dienstverleners.

Duidelijke specificaties en proportionele criteria bieden rechtszekerheid voor de procedure, garanderen de gelijke behandeling van exploitanten en moedigen echt concurrerende offertes aan. Omgekeerd kunnen te enge of slecht gekalibreerde eisen de toegang tot de markt kunstmatig beperken, ten koste van het algemeen belang.

Bronnen

• European Commission - Public Procurement Guidance for Practitioners (2021)
• OECD - Public Procurement Toolbox
• SIGMA - Public Procurement Training Manual (Revised 2021)
• Belgian Federal Government - Guide de rédaction des documents de marché