Elk jaar vertegenwoordigen overheidsopdrachten enkele miljarden euro's aan kansen voor bedrijven. Toch zijn veel KMO's bang om zich op dit terrein te wagen, in de overtuiging dat het te complex is, te veel tijd kost of voorbehouden is aan de grote spelers. Bij Aria Partner zijn we ervan overtuigd dat kmo's hun rechtmatige plaats hebben in openbare aanbestedingen, op voorwaarde dat ze bepaalde vooroordelen overwinnen. Hier zijn vijf veelvoorkomende misvattingen - en enkele praktische manieren om ze te overwinnen.

#1 “Het is te administratief, we komen er nooit uit”

Het is waar dat de regelgeving voor openbare aanbestedingen op het eerste gezicht omslachtig kan lijken. Maar ze zijn gebaseerd op duidelijke principes en hebben als doel gelijke behandeling, transparantie en concurrentie te garanderen. Bovendien zijn de procedures grotendeels gedigitaliseerd, waardoor het eenvoudiger is om dossiers te beheren.

Ons advies: Zorg in het begin voor enige ondersteuning om het mechanisme van aanbestedingen te begrijpen. Zodra de eerste aanvragen zijn ingediend, raken de processen beter bekend. Een goede interne organisatie (documentsjablonen, checklists, enz.) zal u helpen om efficiënter te werken.

#2 “Het zijn altijd dezelfde mensen die winnen”

Veel KMO's denken dat ze geen kans maken tegen grote groepen die al goed gevestigd zijn. Toch zijn aanbestedende diensten verplicht om eerlijke concurrentie te garanderen. Bovendien willen steeds meer aanbestedende diensten hun leveranciers diversifiëren om hun aankopen wendbaarder, innovatiever en lokaler te maken.

Ons advies: concentreer je op markten die rechtstreeks verband houden met jouw expertise. Benadruk wat u onderscheidt: reactiesnelheid, kwaliteit van de dienstverlening, lokale wortels, enz. Een goede positionering maakt vaak het verschil.

#3 "Daar hebben we geen tijd voor"

Het is waar dat reageren op een overheidsopdracht een initiële investering vereist. Maar het moet gezien worden als een hefboom voor strategische groei: het binnenhalen van een contract betekent vaak een aantal jaren zekere inkomsten.

Ons advies: Zet een gerichte zoekfunctie op om snel relevante aanbestedingen te vinden. Structureer uw antwoorden rond sjablonen die u kunt hergebruiken. En bovenal, beschouw de tijd die u investeert als een gok op lange termijn.

#4 "We zullen nooit kunnen concurreren op prijs"

Hoewel de prijs een belangrijk criterium is, is het nooit het enige. Veel overheidsopdrachten houden ook rekening met de kwaliteit van de dienstverlening, organisatie, duurzaamheid en sociale impact. Een goed voorbereide KMO kan daarom zeer concurrerend zijn.

Ons advies: Analyseer de gunningscriteria in detail voordat je een functie aanvaardt. Benadruk uw sterke punten in de technische aanbieding. Ondersteuning kan je helpen je berichten aan te passen en je antwoorden effectief te structureren.

#5 "Openbare aanbestedingen zijn ondoorzichtig"

Dit vooroordeel is hardnekkig, maar ongegrond. Voor overheidsopdrachten gelden strikte regels en ze worden gepubliceerd op toegankelijke platforms. Bovendien bestaan er een aantal initiatieven om transparantie en toegang tot informatie te bevorderen.

Ons advies: maak uzelf vertrouwd met de officiële platforms (e-Procurement, Bulletin des Adjudications, TED). Aarzel niet om vragen te stellen tijdens de verduidelijkingsfase. U zult merken dat de meeste inkopers openstaan voor een dialoog.

Conclusie

Overheidsopdrachten kunnen een echte hefboom zijn voor groei voor KMO's, op voorwaarde dat ze bepaalde vooroordelen overwinnen en zich er methodisch op voorbereiden. Bij Aria Partner ondersteunen we bedrijven in dit proces met een pragmatische, educatieve en op maat gemaakte aanpak.

Bronnen

• Belgian Public Procurement Portal - Official information, legislation, and practical guides for public procurement in Belgium
• e-Procurement Platform - Access to ongoing public tenders, submission of bids, and procurement documents
• Bulletin of Adjudications (BDA) - Overview of published notices and awarded contracts in Belgium
• TED – Tenders Electronic Daily (European Union) - The online version of the Supplement to the Official Journal of the EU, dedicated to European public procurement