In het kader van een overheidsopdracht is de ontvangst van een ingebrekestelling (procès-verbal de manquement of PV de manquement) een belangrijk signaal dat bijzondere aandacht verdient. Hoewel dit document op zich geen sanctie is, kan het een aanzienlijke impact hebben op de contractuele relatie en het imago van de dienstverlener. Voor een marktdeelnemer - zowel een rechtspersoon als een individu - is het essentieel om te begrijpen wat dit document inhoudt, hoe er effectief op te reageren en welke voorzorgsmaatregelen te nemen. Dit is een juridische, strategische en relatievormende fase.

De aard van de sanctie begrijpen

De officiële ingebrekestelling is een document dat eenzijdig door de aanbestedende dienst wordt opgesteld. Het doel ervan is vast te leggen wat wordt gezien als een schending van de contractuele verplichtingen van de dienstverlener. De schending kan betrekking hebben op een vertraging, een niet-conforme levering, een ontbrekende clausule, een procedure die onjuist wordt geacht of gedrag dat ongepast wordt geacht.

Het PV is nog geen juridisch bindende maatregel. Het heeft geen onmiddellijk effect op de geldigheid van het contract, maar kan op een later tijdstip worden gebruikt: het kan de eindbeoordeling van het contract beïnvloeden, in een administratief dossier worden opgenomen of als rechtvaardiging dienen voor ernstigere maatregelen, zoals vroegtijdige beëindiging, uitsluiting of melding aan andere instanties.

Het is daarom een document dat serieus moet worden genomen en niet slechts een formaliteit is.

Je recht op weerwoord uitoefenen: een essentiële stap

De dienstverlener heeft het fundamentele recht om te reageren op de dwangsom. Dit is een essentieel onderdeel van het beginsel van hoor en wederhoor, dat algemeen erkend wordt in het publiek recht en in goede contractuele praktijken.

Het antwoord van de dienstverlener biedt de mogelijkheid om meer licht op de zaak te werpen, beweringen te corrigeren of in twijfel te trekken, of te wijzen op elementen van de context die genegeerd of verkeerd geïnterpreteerd zijn door de klant. Het is belangrijk dat dit antwoord formeel, schriftelijk, evenwichtig en gestructureerd is.

Zelfs als de feiten onbeduidend of gemakkelijk recht te zetten lijken, kan het uitblijven van een antwoord geïnterpreteerd worden als een impliciete aanvaarding van de geformuleerde grieven. Dit kan de positie van de dienstverlener verzwakken in de rest van het contract of in latere procedures.

Documenteren, traceren en opslaan

Het beheren van een dwangbevel moet gepaard gaan met goede documentatie. Het is raadzaam om alle uitwisselingen met betrekking tot dit document te bewaren: de ontvangen originele versie, het verzonden antwoord met bewijs van verzending, alle schriftelijke uitwisselingen met de autoriteiten en alle ondersteunende documenten die bij het antwoord zijn gevoegd.

Deze administratieve striktheid is nuttig bij een geschil, een audit of gewoon om te bewijzen dat het bedrijf professioneel heeft gereageerd. De volledige traceerbaarheid van de ondernomen stappen is een garantie voor ernst en transparantie.

Anticiperen op mogelijke gevolgen

Een Officiële Verklaring van In gebreke blijven kan indirecte gevolgen hebben. Het kan van invloed zijn op de uiteindelijke rating van de dienstverlener in het betreffende contract, een impact hebben op de gunning van toekomstige contracten door dezelfde entiteit, of als rechtvaardiging dienen in geval van uitsluiting.

In bepaalde situaties, vooral op lokale markten (gemeenten, intergemeenten), kan de sanctie worden meegedeeld aan de toezichthoudende autoriteit of worden opgenomen in interne rapporten. Uiteindelijk kan een opeenstapeling van boetes of een overtreding die als ernstig wordt beschouwd, leiden tot beperkingen van de toegang tot andere contracten.

Het is daarom belangrijk om elk ticket te behandelen als een waarschuwing die met zorg moet worden behandeld, ongeacht de vermeende ernst ervan.

Conclusion

Een ingebrekestelling is een document dat serieus moet worden genomen, maar het is geen veroordeling. Het is een formele mededeling van de klant, die vraagt om een evenredig, gemotiveerd en professioneel antwoord van de dienstverlener.

Door te reageren kun je niet alleen je positie verdedigen, maar ook een hoogwaardige contractuele relatie onderhouden, eventuele misverstanden rechtzetten en je imago bij de aanbestedende diensten behouden.

Sources

• Federal Public Service BOSA - Knowledge Centre on Public Procurement
• European Commission - Exclusion and Selection Criteria in EU Public Procurement
• OECD - Integrity in Public Procurement