In een tijd waarin de prestaties die van openbare aanbestedingen worden verwacht verder gaan dan louter contractuele naleving, wordt het monitoren van prestaties een strategische kwestie. Effectief leveranciersbeheer, gebaseerd op prestatie-indicatoren (KPI's), stelt aanbestedende diensten in staat om hun contracten om te zetten in echte hefbomen voor het creëren van waarde.

Contractuele prestaties: een groeiende uitdaging voor openbare aanbesteders

De uitvoering van een overheidsopdracht kan onderhevig zijn aan een aantal risico's: vertragingen, non-conformiteiten, ondermaatse prestaties, geschillen, ontevredenheid van gebruikers, enz. Gestructureerd toezicht op de prestaties heeft als doel dergelijke afwijkingen te beperken en tegelijkertijd een constructieve dialoog met leveranciers tot stand te brengen. Het maakt het ook mogelijk om objectieve beoordelingen te maken, contractverlengingen veilig te stellen, inkoopstrategieën te informeren en feedback te geven voor toekomstige contracten.

Naast controle helpt prestatiebeheer om de verantwoordingsplicht, efficiëntie en professionaliteit van openbare aanbestedingen te versterken.

Effectieve KPI's opstellen: een aanpak die al bij het opstellen van het contract moet worden gestart

Effectieve monitoring is gebaseerd op indicatoren die vooraf zijn ontworpen, geïntegreerd in de definitie van de vereiste en duidelijk terug te vinden zijn in de speciale specificaties. Deze KPI's kunnen betrekking hebben op levertijden, de kwaliteit van de diensten, het tevredenheidspercentage van de begunstigden, de naleving van het budget of de stabiliteit van de betrokken teams.

Deze indicatoren moeten objectief en meetbaar zijn en aangepast aan de marktcontext. Ze moeten worden gecontroleerd met behulp van een dynamisch dashboard, dat wordt gedeeld met de leverancier en regelmatig wordt bijgewerkt. Deze monitoring kan geformaliseerd worden tijdens contractherzieningen of stuurcomités en leiden tot de toepassing van corrigerende maatregelen, sancties of stimulansen, afhankelijk van het geval.

Een collectieve drang om te leveren

Doeltreffend beheer vereist multifunctionele mobilisatie: gebruikende afdelingen moeten betrokken worden bij de evaluatie van diensten, inkopers moeten het contractuele kader leveren en operationele managers moeten ervoor zorgen dat informatie wordt doorgegeven en dat noodzakelijke aanpassingen worden doorgevoerd. Deze gezamenlijke inspanning helpt om een prestatiecultuur tot stand te brengen in het beheer van overheidsopdrachten.

Gebruikmaken van gegevens om openbare aanbestedingen te verbeteren

Als de indicatoren goed zijn opgebouwd en systematisch worden gebruikt, geven ze een geconsolideerd beeld van de prestaties van leveranciers op alle markten van een organisatie. Deze analyse maakt het mogelijk om de meest betrouwbare partners te identificeren, risico's beter af te stemmen op het inkoopsegment en de opstellings- en gunningspraktijken aan te passen voor toekomstige procedures.

Organisaties zoals het Government Accountability Office (GAO) in de Verenigde Staten en de Commercial Function van de Britse overheid in het Verenigd Koninkrijk hebben al enkele jaren een gestructureerde aanpak voor prestatiebeheer van leveranciers, waarbij contractuele instrumenten, indicatoren en risicoanalyse worden gecombineerd.

Conclusie

Het invoeren van prestatie-indicatoren is meer dan een formele oefening: het is een praktisch managementinstrument waarmee overheidsinkopers de prestaties van hun contracten kunnen controleren, bijsturen en veiligstellen. Door te kiezen voor een gestructureerde aanpak die wordt gedeeld met interne belanghebbenden en leveranciers, krijgen overheidsorganisaties een echt hefboomeffect op het gebied van controle, dialoog en voortdurende vooruitgang. Beheer op basis van KPI's is geen extra beperking, maar een garantie voor nauwkeurigheid, anticipatie en impact.

Bronnen

• U.S. Government Accountability Office (GAO) - Best Practices for Supplier Performance Management
• UK Government Commercial Function - Contract Management Professional Standards
• OECD - Contract Management and Performance in Public Procurement
• World Bank - Strategic Contract Management Toolkit