Hoe kun je de risico's beperken die gepaard gaan met de afhankelijkheid van één leverancier bij overheidsopdrachten?

In een tijd waarin het verzekeren van leveringen een grote uitdaging is geworden voor bedrijven en overheidsinstanties, vormt de afhankelijkheid van één enkele leverancier een groot strategisch risico. Bij openbare aanbestedingen, waar concurrerende aanbestedingen en transparantie fundamentele principes zijn, kan de concentratie van aankopen bij één leverancier leiden tot financiële, contractuele en operationele kwetsbaarheden. Dus hoe beperk je deze risico's en zorg je ervoor dat contracten worden uitgevoerd terwijl je voldoet aan de wettelijke vereisten?

De gevaren van te veel vertrouwen in één leverancier

Aankopen doen bij een betrouwbare serviceprovider lijkt misschien een geruststellende gedachte, maar wanneer dit laatste onvermijdelijk wordt, komen er een aantal risico's naar voren : 

• Beperkte onderhandelingspositie : Als een leverancier weet dat hij onmisbaar is, kan hij zijn eigen prijsvoorwaarden opleggen of zijn verbintenissen op het vlak van kwaliteit en termijnen inkorten en zo de openbare aankoper ondermijnen.
• Een risico op onderbreking van de dienstverlening : Faillissement, juridische geschillen, logistieke problemen of een geopolitieke crisis bij de leverancier kunnen de uitvoering van het contract in gevaar brengen, met vertragingen en extra kosten tot gevolg.
• Een gebrek aan innovatie en concurrentievermogen : Het ontbreken van concurrentie kan innovatie en de voortdurende verbetering van diensten afremmen, waardoor de overheidsinkoper niet kan profiteren van de beste oplossingen die op de markt beschikbaar zijn.
• Verhoogde blootstelling aan juridische risico's : Bij overheidsopdrachten kan de automatische verlenging van contracten zonder openbare aanbesteding juridisch worden aangevochten, waardoor de inkoper boetes kan krijgen of het contract kan worden opgezegd.

Wat zijn de strategieën om de afhankelijkheid van één leverancier te beperken ?

In plaats van te lijden onder deze afhankelijkheid, kan een aantal strategische hefbomen worden gebruikt om de aanvoerbronnen te diversifiëren en de risico's te beperken. 

• Concurrentie en diversificatie van leveranciers aanmoedigen : Een van de eerste oplossingen is het segmenteren van eisen en het structureren van contracten in percelen, zodat meerdere leveranciers kunnen deelnemen. Deze aanpak moedigt de diversiteit van dienstverleners aan en garandeert een alternatief in geval van het falen van een belangrijke speler.
• De voorkeur geven aan raamovereenkomsten met meerdere leveranciers : In plaats van een contract te sluiten met één leverancier, maken raamovereenkomsten met meerdere leveranciers het mogelijk om meerdere dienstverleners te selecteren voor één vereiste. Afhankelijk van de vereisten kunnen opeenvolgende bestellingen afwisselend of op basis van prestatiecriteria worden toegekend.
• Een proactieve inkoopstrategie ontwikkelen : Anticiperen op de risico's die gepaard gaan met afhankelijkheid betekent de markt actief in de gaten houden en de bevoorradingsbronnen diversifiëren. Het identificeren van nieuwe leveranciers, het ondersteunen van KMO's en het openstellen voor innovatieve oplossingen zijn allemaal wegen die moeten worden verkend.
• Een contractueel kader bieden voor leveranciersverplichtingen : Als afhankelijkheid van één leverancier onvermijdelijk is (bijv. monopolie, exclusieve technologie), moeten er strikte contractuele clausules in de contracten worden opgenomen. Deze clausules kunnen onder andere betrekking hebben op de continuïteit van de dienstverlening, voldoende opzegtermijnen bij beëindiging en boetes bij niet-naleving.
• Mogelijkheden voor bundeling en samenwerking onderzoeken : Sommige overheidsinstellingen kunnen hun afhankelijkheid beperken door hun aankopen te bundelen met andere organisaties via aankoopcentrales of gegroepeerde bestellingen. Deze aanpak maakt het mogelijk om leveringen veilig te stellen en tegelijkertijd te profiteren van betere contractuele en prijsvoorwaarden.

Conclusie: proactief beheer om risico's te beperken

In een omgeving waar toeleveringsketens steeds kwetsbaarder worden, is afhankelijkheid van één enkele leverancier een risico waarop geanticipeerd moet worden in elke inkoopstrategie van de overheid. Een proactieve aanpak, die concurrerende aanbestedingen, leveranciersdiversificatie en een contractueel kader combineert, is essentieel om de continuïteit van de dienstverlening, concurrerende prijzen en een grotere inkoopbestendigheid te garanderen.  

• Bron: Federal Public Service Economy (SPF Économie, Belgium) - Legislation and Legal Framework for Public Procurement in Belgium
• Bron: Belgian Federal Public Service Policy and Support (BOSA, Belgium) - Best Practices in Public Procurement and Competitive Bidding
  
• Bron: European Court of Auditors (ECA, European Union) - Risk Analysis in Public Procurement – European Court of Auditors
• Bron: Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) - Optimizing Public Procurement and Preventing Supplier Dependency