Beheer van boetes en geschillen met leveranciers

In de context van openbare aanbestedingen en contractuele relaties met leveranciers is het beheer van boetes en geschillen een onontkoombare realiteit. Of het nu gaat om te late levering, non-conformiteit van diensten of contractbreuk, het is essentieel om een proactieve aanpak te hanteren om risico's te minimaliseren en een constructieve relatie met leveranciers te onderhouden.

Boetes en geschillen stroomopwaarts voorkomen

De beste manier om geschillen te beheersen is ze te voorkomen. Zelfs voordat je een contract ondertekent, is het essentieel om : 

• Verplichtingen en verwachtingen duidelijk definiëren : Gedetailleerde specificaties en nauwkeurige contractuele clausules voorkomen dubbelzinnigheid.
• Realistische boeteclausules instellen : Een boete moet in verhouding staan tot de geleden schade en moet voldoen aan wettelijke bepalingen om geschillen te voorkomen.
• Monitoringindicatoren (KPI's) vaststellen : Hiermee kun je de prestaties van de leverancier beoordelen en anticiperen op eventuele tekortkomingen.
• Een open dialoog onderhouden met leveranciers : Vlotte communicatie betekent dat eventuele discrepanties snel kunnen worden gesignaleerd en dat er actie kan worden ondernomen voordat de drempel van een geschil wordt bereikt.

Contractuele schendingen identificeren en beheren

Wanneer een leverancier zijn verplichtingen niet nakomt, is het cruciaal om snel te reageren :

• Formele kennisgeving : Zodra er sprake is van een schending, stuur je een ingebrekestelling waarin je de betreffende contractuele bepalingen vermeldt.
• Analyse van de situatie : Controleer of de vertraging of niet-naleving te rechtvaardigen is (overmacht, uitzonderlijke omstandigheden).
• Impactbeoordeling : De impact op het project bepalen en eventuele verliezen kwantificeren.
• Implementatie van een correctief plan : Samenwerken met de leverancier om alternatieve oplossingen te vinden en de impact op de activiteiten te minimaliseren.

Sancties toepassen en geschillen beheren

Als onderhandelingen mislukken en de leverancier de situatie niet verhelpt, moeten er strengere maatregelen worden overwogen :

• Toepassing van contractuele boetes : Automatische facturering of aftrek van betaling volgens de voorwaarden van het contract.
• Beroep op bemiddeling : Een effectieve oplossing om juridische escalatie te voorkomen en een bevredigend compromis te bereiken.
• Beëindiging van het contract als laatste redmiddel : Als de storingen aanhouden, kan het nodig zijn om beëindigingsclausules te activeren.

Feedback en voortdurende verbetering

Elk geschil is een kans om het leveranciersbeheer te verbeteren :

• De terugkerende oorzaken van boetes analyseren om contracten en interne processen aan te passen.
• ​Regelmatige prestatiebeoordelingen van leveranciers opzetten.
• Interne teams trainen in contractbeheer en onderhandelingstechnieken.

Conclusie

Het beheer van sancties en geschillen moet niet louter als een dwangmiddel worden gezien, maar als een contractueel managementinstrument dat de prestaties van leveranciers moet garanderen en tegelijkertijd evenwichtige professionele relaties moet onderhouden. Rigoureus toezicht, proactieve communicatie en goed opgestelde contractclausules voorkomen dat conflicten escaleren en bevorderen een duurzaam en effectief partnerschap.

• Bron: European Union - Guide to Best Practices in Public Procurement
• Bron: Belgian Federal Public Service - Regulations on Contractual Penalties
• Bron: Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) - Mediation and Dispute Resolution in Public Procurement