​Dans un environnement où l’optimisation des ressources et la conformité réglementaire sont essentielles, la mutualisation des achats constitue un levier stratégique majeur pour les pouvoirs adjudicateurs et les candidats soumissionnaires. Pour les pouvoirs adjudicateurs, elle permet de réduire les coûts, améliorer la qualité des prestations et simplifier la gestion des marchés. Pour les candidats soumissionnaires, elle offre une visibilité accrue, un volume d’activité plus important et des opportunités commerciales élargies.

Les avantages de la mutualisation des achats

Pour les pouvoirs adjudicateurs, la mutualisation des achats représente un levier stratégique permettant de réaliser des économies significatives et d’améliorer la gestion des marchés publics. L’agrégation des besoins permet de négocier des prix plus avantageux et d’optimiser les budgets grâce à un effet volume bénéfique. La centralisation des procédures administratives réduit la charge de travail et limite la redondance des démarches, rendant ainsi le processus plus fluide et efficace. Une gestion unifiée des marchés garantit également une meilleure conformité aux réglementations en vigueur et simplifie les contrôles, réduisant ainsi les risques juridiques. Enfin, la mutualisation offre un accès à une offre de qualité, les appels d’offres conjoints attirant des prestataires plus compétitifs et innovants, ce qui profite à l’ensemble des entités publiques participantes.

Pour les entreprises, cette approche constitue une opportunité de croissance et de simplification des démarches. En répondant à un seul appel d’offres couvrant plusieurs entités publiques, elles peuvent atteindre un marché plus vaste tout en réduisant leurs coûts commerciaux et administratifs. La signature d’un contrat mutualisé leur assure un volume d’affaires plus stable et des relations contractuelles durables, améliorant ainsi leur visibilité et leur prévisibilité financière. De plus, la planification centralisée des achats leur permet d’adapter leur production et leur logistique en fonction d’une demande consolidée, optimisant ainsi leur gestion des ressources et renforçant leur compétitivité.

Les défis et risques à anticiper

La complexité organisationnelle et la coordination sont des défis majeurs dans la mutualisation des achats. Une gouvernance claire doit être mise en place pour assurer une bonne coordination entre les parties prenantes et éviter les lenteurs administratives. 

L’harmonisation des besoins et des critères de sélection peut également s’avérer délicate, car chaque pouvoir adjudicateur a ses propres spécificités et contraintes. Il est essentiel de bien définir les attentes dès le départ afin d’assurer une approche cohérente. 

La rigidité contractuelle représente un autre risque, car un marché mutualisé peut manquer de flexibilité pour répondre à des besoins spécifiques ou évolutifs. Il convient donc d’intégrer des mécanismes d’ajustement dans le cahier des charges pour garantir une adaptabilité optimale.

Enfin, le risque de concentration du marché ne doit pas être négligé. Un trop grand regroupement des achats peut favoriser une dépendance excessive à un nombre restreint de prestataires, limitant ainsi la concurrence à long terme et réduisant les marges de négociation.

Exemples concrets de mutualisation réussie

En Belgique, certaines intercommunales regroupent leurs achats d’énergie ou d’équipements IT afin d’obtenir des conditions plus avantageuses et de rationaliser la gestion des contrats. Cette approche leur permet de bénéficier de tarifs plus compétitifs tout en simplifiant les processus administratifs liés aux achats.

Dans le secteur hospitalier, plusieurs établissements collaborent pour mutualiser leurs commandes de matériel médical, ce qui leur permet de réduire significativement les coûts tout en garantissant la disponibilité des équipements essentiels. Cette stratégie favorise une gestion plus efficace des ressources et assure un approvisionnement constant en matériel indispensable aux soins.

À l’échelle européenne, des centrales d’achat comme l’UGAP en France ou MercurHosp en Belgique facilitent l’accès à des marchés publics pour les collectivités et les établissements publics. Ces plateformes permettent aux acheteurs publics de bénéficier d’une expertise spécialisée et d’un cadre contractuel sécurisé, tout en optimisant les délais et les coûts d’acquisition des biens et services.

Conclusion

La mutualisation des achats constitue une opportunité majeure pour les pouvoirs adjudicateurs et les opérateurs économiques. Bien gérée, elle permet d’optimiser les dépenses publiques, de sécuriser les processus et de stimuler la concurrence en offrant des opportunités nouvelles aux entreprises.

Sources

• French Ministry of Economy - Guide to Public Procurement Group Purchasing
• European Commission - EU Public Procurement and Joint Purchasing Directive
• UVCW - Procurement Grouping Strategies in Belgium